Présenter un projet à l’écrit

Dans le cadre d’une collaboration avec un client ou un futur client, d’échanges avec des partenaires, fournisseurs et parfois même avec des collaborateurs ou sa direction, nous sommes amenés à construire une présentation écrite d’un projet à défendre.

Cette présentation devient alors essentielle pour convaincre son ou ses interlocuteurs.

Sachant que le dossier n’est pas forcément toujours défendu lors d’une présentation orale, il doit être suffisamment clair et dynamique pour obtenir la validation du projet.

La présentation écrite de votre projet doit permettre à votre interlocuteur de prendre connaissance et de comprendre les tenants et les aboutissants de votre projet et de sa mise en œuvre.

Le premier objectif de votre dossier de présentation est de convaincre votre interlocuteur de valider le projet.

Pour être lisible, compréhensible et convaincant, le dossier de présentation doit être structuré.

Concernant le fond, le dossier doit faire apparaitre au moins 12 items :

1. Le titre

il reflète la première image que votre lectorat associera à votre projet.

2. La description du projet

Cet item permet d’offrir une description générale du projet :

• La raison d’être du projet (pourquoi)
• L’objectif général (pour quoi)
• Les cibles du projet directes et indirectes (pour qui)
• Le ou les lieux où se déroule le projet (où)
• La période à laquelle se déroule le projet (quand)

La description du projet doit être brève mais suffisamment dense pour attirer l’intérêt de votre lecteur.

L’objectif ici est de commencer à convaincre votre lecteur de l’utilité de votre projet.

Plus vous le projetez, plus vous multipliez les chances d’approbation.

3. Le contexte

Il s’agit ici de situer le contexte dans lequel se déroule le projet. Il est vivement conseillé d’appuyer les informations par des données et des sources internes ou externes à l’entreprise.

Il convient de présenter le contexte le plus objectivement possible pour correspondre à la réalité.

La formulation des problématiques liées au contexte, vous permettra de mettre en exergue la nécessité du projet.

4. Le but et les objectifs

Cet item vous permet de décrire la ou les réponses apportées par le projet aux problématiques formulées. Il permet également de mettre en avant l’insertion du projet dans le contexte.

C’est à ce stade que seront présentés les objectifs quantitatifs et qualitatifs les plus détaillés possibles. Attention, les objectifs doivent être réalisables.

5. La méthodologie de mise en œuvre

Vous décrivez ici, le plan d’action que vous pensez mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés.

La ou les méthodes employées doivent être compréhensibles par votre lectorat. N’hésitez pas à définir la terminologie. Soyez précis et percutant pour ne pas noyer votre interlocuteur avec des informations inutiles.

6. Les ressources mobilisées

Il s’agit ici de décrire l’ensemble des moyens qui seront mobilisés tout au long du projet pour assurer son bon déroulement et atteindre les résultats escomptés :

Il existe de nombreuses ressources plus ou moins spécifiques en fonction du projet. Vous devez toutes les recenser et les présenter. (Ressources humaines, matérielles, organisationnelles, de production …)

7. La communication

Il s’agit ici de présenter le plan de communication prévu pour le projet.

A la fois, la communication externe pour atteindre votre cible mais également les méthodes de communication utilisée en interne avec les équipes.

8. Le budget prévisionnel

Le budget est un critère très important dans le choix de la validation d’un projet.

Etant un point central de la proposition, cet item est à soigner.

Vous devez fournir ici un budget prévisionnel du projet mettant en avant à la fois les dépenses liées au projet mais également les recettes.

Votre budget doit être à l’équilibre et, idéalement, excédentaire.

Si les recettes sont liées à l’amélioration de la productivité d’une équipe par exemple, convertissez-le en donnée pécuniaire et valorisez le dans votre budget.

9. Les résultats prévus

Cet item présente les résultats prévisionnels. Tout comme les objectifs, vous devez présenter les résultats quantitatifs et qualitatifs visés par le projet.

Il convient également de présenter la méthodologie de mesure des résultats et les métriques utilisées.

10. L’impact du projet

Il s’agit ici de décrire le ou les impacts que le projet aura en fonction des objectifs de départ.

Le projet peut avoir un impact à la fois sur le contexte mais également les cibles ou le lieu par exemple.

C’est ici le moment de penser retour sur investissement (ROI), qu’il soit financier ou non.

11. Le calendrier prévisionnel

Vous présentez ici une estimation de la durée du projet ainsi qu’une date de début et une date de fin.

Il est aussi conseillé de fixer une date de bilan du projet.

Soyez réaliste dans la planification de votre calendrier prévisionnel et tenez compte des éventuels aléas auxquels vous pourrez faire face.

12. Gestion des risques

Cet item permet de valoriser votre projet en mettant en avant l’anticipation dont vous faites preuve.

Evoquez ici les risques pouvant entraver la bonne marche de votre projet et surtout comment vous envisagez de les gérer.

Soyez honnête et réaliste pour démontrer la pertinence de votre projet.

Vous pouvez également ajouter un item avec des annexes illustrant certains de vos propos.

Soyez le plus concret et précis possible. Vous pouvez aussi vous appuyez sur des exemples réels.

La forme de votre dossier compte tout autant que le fond. Le fait de soigner la présentation de votre dossier peut avoir un impact sur la décision finale.

Le dossier de présentation doit permettre de convaincre votre lecteur du bien fondé et de la pertinence de votre projet.

Lors de sa conception, pensez à projeter votre interlocuteur et lui donner envie pour obtenir la validation du projet.

5 aspects stylistiques doivent être pris en compte dans votre dossier :

La présentation

– La mise en page :
Votre dossier doit offrir une présentation soignée avec une mise en page adaptée.
Votre document doit être clair et susciter la lecture.

• • • • Une partie = une page
      • Prévoir un sommaire pour que le lecteur puisse se repérer rapidement dans le document
      • Sauter des lignes et espacez les titres pour offrir une meilleure lisibilité
      • Faire des paragraphes et des sous parties
      • Choisir des interlignes et des marges adaptés en offrant pas trop d’espaces mais suffisamment pour une lecture fluide
      • Justifier le texte
      • Choisissez une taille de texte raisonnable pour faciliter la lecture

– La police d’écriture :
Le choix de la police d’écriture est important et véhicule un certain nombre de messages.

Les polices basiques permettent une bonne lisibilité et les polices plus travaillées et originales véhiculent un message.

L’orthographe et la grammaire

L’orthographe et la grammaire doivent être soignées pour faciliter la lecture et valoriser votre dossier.

Relisez et faites relire votre dossier pour vous assurer de faire toutes les corrections.

Style syntaxique et vocabulaire

Optez pour une syntaxe courte et sobre. L’idée n’est pas ici d’impressionner avec des grands effets de style mais plutôt d’offrir une lecture fluide et un contenu compréhensible.

Essayez d’adapter votre style et votre ton aux codes du lecteur pour parler le même langage et être compris.

Si votre dossier comprend des termes techniques, apportez-en la définition.

L’identité visuelle

Votre dossier de présentation doit se démarquer et être percutant. Il doit donner envie d’être ouvert et d’être lu. Créez un univers visuel avec une ou deux couleurs et quelques éléments graphiques qui permettront de « signer » la page.

Pensez également à ajouter une pagination à votre dossier pour faciliter la navigation entre les différentes parties, lors de la lecture.  Reliez votre dossier en insérant une page de garde, un sommaire et une page de fond.

Vous pouvez également égayer votre dossier en insérant des illustrations. Attention, le style doit correspondre à votre identité visuelle. Ne soyez pas trop généreux et disposez-en avec parcimonie dans votre dossier.

Enfin, soyez vigilant à la longueur de votre dossier.

Trop long, il risque de ne pas être lu et trop court il risque de manquer d’informations.

La présentation écrite d’un projet est une étape très importante dans le processus de validation d’un projet. Il a un impact sur la décision finale et donne aussi des indications sur le chef de projet.

Le fond est donc aussi important que la forme !